5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế.



Hoạt động 5S nghe chừng rất đơn giản, nhưng lại có ý nghĩa lớn trong việc đảm bảo sức khỏe cán bộ nhân viên, tạo thuận lợi khi làm việc, nâng cao năng suất và chất lượng cuộc sống. Hoạt động này bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, với mục đích khơi dậy ý thức trách nhiệm, tính tự nguyện, tự giác của cán bộ. Các nhà quản lý tại Nhật Bản đã tiếp thu truyền thống này và đẩy lên thành một phong trào rộng rãi, sau đó đúc kết thành một lý luận khoa học và cho ra đời chương trình năng suất chất lượng mới đó là 5S.

II. Áp dụng 5S như thế nào?

SERI - SÀNG LỌC Loại bỏ những cái không cần thiết

Bước 1:

- Bạn hãy quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng với một vài đồng nghiệp.
- Hãy phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn.
- Sau đó thì vứt bỏ (hủy) những cái không cần thiết
- Đừng giữ lại những thứ gì không cần thiết cho công việc của bạn.
Bước 2:

- Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn không thể quyết định ngay được là một thứ gì đó có còn cần thiết cho công việc hay không thì hãy đánh dấu sẽ hủy kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi.

Bước 3:

- Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng, bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không.
- Nếu sau 3 tháng mà không thấy ai cần đến, tức là cái đó không còn cần cho công việc nữa.
- Nếu bạn không thể tự mình quyết định thì hãy để ra một thời hạn để xử lý.

Chú ý:

1.Khi sàng lọc, bạn không được quên những gì để trong ngăn tủ.
2.Việc hủy những cái không cần thiết có thể là:
+ Bán cho đồng nát
+ Giao cho các đơn vị khác nếu họ cần
+ Vứt bỏ
+ Khi hủy những thứ thuộc tài sản của công ty, bạn nên báo cáo cho người có thẩm quyền biết
+ Bạn cũng nên thông báo cho những nơi đã cung cấp những nguyên vật liệu, tài liệu thừa đó
+ Khi quan sát xung quanh để tìm ra những thứ không cần thiết ở nơi làm việc của bạn, hãy tìm mọi nơi, mọi ngóc ngách giống như khi bạn tìm diệt một con gián vậy. Và sẽ là một phần thưởng nếu trong quá trình đó bạn lại tìm ra một vài vật có ích mà lâu nay bạn không nhớ để đâu.

SEITON -SẮP XẾP: Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng

Bước 1:

- Bạn phải tin là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc của bạn
- Việc còn lại là bạn hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy trình làm việc đồng thời bảo đảm thẩm mỹ và an toàn

Bước 2:

- Sau đó bạn hãy trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác.
- Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải sử dụng đến thì phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại. Cái gì ít dùng hơn thì để xa hơn. Bạn hãy phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thực hiện.

Bước 3:

- Bạn phải làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được là cái gì để ở chỗ nào để tự họ sử dụng mà không phải hỏi ai.
- Tốt nhất là bạn nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở đó.

Bước 4:

Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn cần thiết khác
Chú ý:

- Mục đích của SEITON - SẮP XẾP là làm cho nơi làm việc của bạn đựợc an toàn, hiệu quả khi làm việc. Vì vậy những vật như rèm, màn che để dấu những vật dụng ở phía sau là không cần thiết
- Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu, tài liệu thì càng tốt (reoder level)

SEISO - SẠCH SẼ: Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc

Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc chế tạo sản phẩm. Như vậy Seiso (sạch sẽ) phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày.

Sau đây là một vài gợi ý cho Seiso của bạn:
- Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc, kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ đồ đạc V.V… một cách thường xuyên làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn.
- Giành 3 phút mỗi ngày để làm Seiso.
- Bạn và các đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc
- Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng.
- Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất là bạn hãy tạo ra môi trường đó.
- Đừng bao giờ xả rác, khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo một thói quen sạch sẽ.
- Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra.
- Điều này rất quan trọng đối với các nhà máy, công xưởng.
- Nếu bạn thấy điều này đúng thì hãy bắt đầu ngay từ hôm nay.

Chú ý: Ngoài 3 phút hàng ngày cho Seiso, bạn nên có thói quen làm Seiso trong tuần, trong tháng. Cái lợi do Seiso mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần so với thời gian bỏ ra.

SEIKETSU - SĂN SÓC Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được 3S. Sau đây là những gợi ý cho SEIKETSU của bạn:
- Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp ở nơi làm việc; cần có lịch làm vệ sinh.
- Phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S.

Chú ý:

- Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc.
- Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ (nhóm, đội) 5S của đơn vị thực hiện.
- Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng động viên.

SHITSUKE - SẴN SÀNG Thực hiện các S trên một cách tự giác mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh.

Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói quen hay lẽ sống. hông có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S. Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S.

Muốn vậy cần phải chú ý:
- Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn - Nhận thức được công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và gia đình bạn.
- Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ thoải mái dễ chịu như ở nhà.
Chú ý:

Để nâng cao SHITSUKE (sẵn sàng) của nhân viên trong công ty thì vai trò của người phụ trách là cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.

Tham Khảo:
- Implement 5S at your workstation