All about Kaizen (VietNamese version)
I. Giới thiệu
Kaizen là một thuật ngữ của người Nhật, nghĩa là liên tục (“kai”) cải tiến (“zen”). Trong tiếng Trung Quốc, Kaizen được phát âm là Gansai, được hiểu là hành động liên tục cải tiến (“gan”) và là hành động mang lại lợi ích cho xã hội hơn là cho lợi ích cá nhân (“sai”). Chiến lược Kaizen kêu gọi nỗ lực cải tiến liên tục không ngừng đối với mọi cá nhân trong tổ chức, không phân biệt là nhà quản lý hay công nhân trong tổ chức đó.
Vậy kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình.
Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như mỗi cán bộ công nhân viên.
Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý. Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới, nó nâng cao chất lượng công việc, nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.
II. Kaizen là gì?
Một số tác giả giải thích sự thành công của Nhật Bản trong việc cạnh tranh trên thị trường thế giới là kết quả của việc thực hiện các khái niệm Kaizen trong công ty. Trong các cuộc cách mạng những thay đổi mang tính đổi mới thường mâu thuẫn với nhau nhưng không thường xuyên. Kaizen hướng tới những thay đổi liên tục và mang lại lợi ích lớn dần. Nói cách khác Kaizen luôn luôn nâng cao chất lượng trong từng lĩnh vực và tiếp tục cố gắng để trở nên tốt hơn.
Trong thực tế, Kaizen có thể được triển khai thực hiện trong công ty bằng cách cải tiến mọi khía cạnh của công ty trong quá trình tiếp cận từng bước một, đồng thời dần dần phát triển các kĩ năng của nhân viên thông qua việc tham gia huấn luyện và đào tạo tăng cường.
Sự tồn tại của triết lý Kaizen có sự hỗ trợ của một vài công cụ. Những chiến binh Nhật Bản đã từng sử dụng 7 công cụ trong chiến tranh. Vì vậy tư tưởng Kaizen cũng được triển khai thực hiện với sự giúp đỡ của 7 công cụ đặc biệt này. Đó là:
- Biểu đồ phân bố/ Biểu đồ hình chuông (Histogram)
- Biểu đồ nhân quả ( Cause & Effect Diagram)
- Phiếu kiểm soát ( Check sheets)
- Biểu đồ Pareto
- Các loại đồ thị ( Graphs)
- Biểu đồ kiểm soát ( Control Chart)
- Biểu đồ phân tán ( Scatter Diagram)
Kaizen công nhận những cải tiến từ nhỏ đến lớn. Rất nhiều cải tiến nhỏ mang lại những thay đổi rất lớn. Ví dụ như kinh nghiệm của Nissan với kỹ thuật hàn Robots. Lần đầu tiên Kaizen được giới thiệu vào năm 1973, trong hơn 1 thập kỹ thời gian làm việc của một nhóm người được giảm xuống 60% và hiệu quả sản xuất tăng thêm 20%. Đạt được điều này là nhờ hàng loạt các chương trình Kaizen tìm kiếm các giải pháp cải tiến và cắt giảm thời gian rất đámg kể. Do đó ta có thể thấy Kaizen được áp dụng rất cặn kẽ tại mọi cấp độ của công việc.
III. Những nguyên tắc cơ bản khi thực hiện Kaizen
Nguồn nhân lực là tài sản quan trọng nhất của một công ty. Những quá trình này phải được phát triển từ những cải tiến dần dần hơn là những thay đổi hoàn toàn mới lạ.
Cải tiến phải được dựa trên kết quả đánh giá qua dữ liệu thống kê hay định lượng.
Hỗ trợ xuyên suốt toàn bộ cơ cấu là cần thiết để việc hoạt động Kaizen thành công lớn mạnh. Từ công nhân đến cấp quản lí cũng cần tin tưởng vào ý tưởng Kaizen và cố gắng hết sức để giành được những mục tiêu nhỏ để vươn tới thành công toàn diện. Vì vậy các thành viên của một tổ chức cần phải được hướng dẫn nhận thức nhằm hỗ trợ cho hoạt động này. Nguồn nhân lực, hoạt động đánh giá, khen thưởng và tất cả các chính sách ưu đãi khác cần phải được thống nhất với cấu trúc hoạt động của Kaizen. Đó là những việc nhỏ mang lại lợi ích lớn hơn.
IV. Các bước thực hiện Kaizen tại nơi làm việc
Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:
Bước 1: Lựa chọn chủ đề
Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
Bước 3: Phân tích dữ kiệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.
Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.
Bước 5: Thực hiện biện pháp
Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.
Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.
Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA, từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu.
V. Bí quyết quyết định sự thành công của hoạt động KAIZEN
Những nguyên tắc quản lý hiện đại của Kaizen hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi ở phương Tây. Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong một công ty như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân; xu hướng quản lý theo mạng lưới, hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được coi trọng hơn là vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến.
Quản lý có hai thành phần chính là duy trì và cải tiến. Cụ thể, nhà quản lý cần duy trì các chuẩn mực hiện tại về công nghệ, điều hành sản xuất và các hoạt động quản lý khác; và cần liên tục cải tiến các chuẩn mực hiện tại đó để đạt năng suất lao động cao hơn, hiệu quả kinh doanh lớn hơn.
Để đạt được chức năng duy trì , nhà quản lý trước hết phải thiết lập được các chính sách, quy định, định hướng và các quy trình quản lý chuẩn mực. Sau đó nhà quản lý phải có nhiệm vụ đảm bảo tất cả mọi người tuân thủ các quy trình chuẩn mực đó thông qua các biện pháp đo lường thường xuyên việc thực hiện các quy định và đo lường các chỉ số phát triển nguồn nhân lực.
Để đạt được chức năng cải tiến, nhà quản lý phải nỗ lực liên tục đánh giá lại các chuẩn mực hiện tại, nếu các quy định mà có vấn đề thì thiết lập các chuẩn mực cao hơn. Cải tiến được chia thành đổi mới và Kaizen. Đổi mới đòi hỏi nhà quản lý phải cải tiến mạnh mẽ và kiên quyết quá trình sản xuất kinh doanh hiện tại và cần phải có những khoản đầu tư lớn để thực hiện đổi mới, trong khi đó Kaizen chỉ cần những hành động cải tiến nhỏ tất cả nhân viên nỗ lực phối hợp thực hiện.
Bí quyết:
- Loại bỏ các ý tưởng cứng nhắc theo thói quen
- Suy nghĩ làm thế nào để làm được và tại sao không làm được
- Không viện lý do, bắt đầu đặt câu hỏi theo cách ngược lại
- Không tìm kiếm sự hoàn hảo. Hãy bắt đầu làm ngay khi sẽ chỉ có được 50% đạt mục tiêu.
- Nếu bạn làm sai, bạn có thể sửa chữa.
- Hãy sử dụng sự khôn ngoan của bạn (chứ không phải tiền bạc) để giải quyết vấn đề
- Cái khó sẽ ló cái khôn
- Đặt câu hỏi “Tại sao?” 5 lần để tìm nguyên nhân
- Tìm kiếm sự khôn ngoan của 10 người hơn là sự hiểu biết của một người.
- Ý tưởng của Kaizen là vô tận.
VI. Lợi ích của việc áp dụng KAIZEN
Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (góp gió thành bão); giảm các lãng phí, tăng năng suất; tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến; tạo tinh htần làm việc tập thể, đoàn kết; tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí; xây dựng nền văn hoá công ty.
Khi nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen, không phân biệt nhà quản lý hay nhân viên đều có thể bắt đầu từ việc thiết lập hệ thống tư duy mới và xây dựng một môi trường kinh doanh đúng hướng. Mỗi một cá nhân đều luôn tâm niệm những điều dưới đây để xây dựng văn hoá công ty theo chiến lược Kaizen:
- Không để một ngày trôi qua không có một số cải tiến được thực hiện ở đâu đó trong công ty.
- Kaizen áp dụng trong chiến lược định hướng khách hàng, cùng đảm bảo mọi hoạt động quản lý là dẫn tới tăng sự hài lòng cho khách hàng.
- Chất lượng là hàng đầu, chứ không phải là lợi nhuận; một doanh nghiệp sẽ trở nên thịnh vượng khi và chỉ khi khách hàng mua sản phẩm và dịch vụ mà họ hài lòng.
- Thừa nhận rằng mọi công ty đều có điểm sai sót vì vậy cần thiết lập văn hoá công ty để mọi nhân viên tự nhận thức một cách thoải mái những sai sót, sau đó sẵn sàng đưa ra ý kiến cải tiến.
- Giải quyết công việc theo hướng phối hợp và theo hệ thống chức năng chéo.
- Nhấn mạnh vào quá trình và thiết lập phương pháp tư duy định hướng vào cải tiến các quá trình, và thiết lập một hệ thống quản lý ủng hộ và cám ơn nỗ lực đóng góp cải tiến của mọi người.
Download Kaizen Worksheet tại đây
Tài liệu tham khảo:
- Applying the 80-20 Rule to Kaizen
- Kaizen and the Way of the Ninja
- Kaizen Secrets of the Toyota Mind
Vậy kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình.
Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như mỗi cán bộ công nhân viên.
Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý. Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới, nó nâng cao chất lượng công việc, nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.
II. Kaizen là gì?
Một số tác giả giải thích sự thành công của Nhật Bản trong việc cạnh tranh trên thị trường thế giới là kết quả của việc thực hiện các khái niệm Kaizen trong công ty. Trong các cuộc cách mạng những thay đổi mang tính đổi mới thường mâu thuẫn với nhau nhưng không thường xuyên. Kaizen hướng tới những thay đổi liên tục và mang lại lợi ích lớn dần. Nói cách khác Kaizen luôn luôn nâng cao chất lượng trong từng lĩnh vực và tiếp tục cố gắng để trở nên tốt hơn.
Trong thực tế, Kaizen có thể được triển khai thực hiện trong công ty bằng cách cải tiến mọi khía cạnh của công ty trong quá trình tiếp cận từng bước một, đồng thời dần dần phát triển các kĩ năng của nhân viên thông qua việc tham gia huấn luyện và đào tạo tăng cường.
Sự tồn tại của triết lý Kaizen có sự hỗ trợ của một vài công cụ. Những chiến binh Nhật Bản đã từng sử dụng 7 công cụ trong chiến tranh. Vì vậy tư tưởng Kaizen cũng được triển khai thực hiện với sự giúp đỡ của 7 công cụ đặc biệt này. Đó là:
- Biểu đồ phân bố/ Biểu đồ hình chuông (Histogram)
- Biểu đồ nhân quả ( Cause & Effect Diagram)
- Phiếu kiểm soát ( Check sheets)
- Biểu đồ Pareto
- Các loại đồ thị ( Graphs)
- Biểu đồ kiểm soát ( Control Chart)
- Biểu đồ phân tán ( Scatter Diagram)
Kaizen công nhận những cải tiến từ nhỏ đến lớn. Rất nhiều cải tiến nhỏ mang lại những thay đổi rất lớn. Ví dụ như kinh nghiệm của Nissan với kỹ thuật hàn Robots. Lần đầu tiên Kaizen được giới thiệu vào năm 1973, trong hơn 1 thập kỹ thời gian làm việc của một nhóm người được giảm xuống 60% và hiệu quả sản xuất tăng thêm 20%. Đạt được điều này là nhờ hàng loạt các chương trình Kaizen tìm kiếm các giải pháp cải tiến và cắt giảm thời gian rất đámg kể. Do đó ta có thể thấy Kaizen được áp dụng rất cặn kẽ tại mọi cấp độ của công việc.
III. Những nguyên tắc cơ bản khi thực hiện Kaizen
Nguồn nhân lực là tài sản quan trọng nhất của một công ty. Những quá trình này phải được phát triển từ những cải tiến dần dần hơn là những thay đổi hoàn toàn mới lạ.
Cải tiến phải được dựa trên kết quả đánh giá qua dữ liệu thống kê hay định lượng.
Hỗ trợ xuyên suốt toàn bộ cơ cấu là cần thiết để việc hoạt động Kaizen thành công lớn mạnh. Từ công nhân đến cấp quản lí cũng cần tin tưởng vào ý tưởng Kaizen và cố gắng hết sức để giành được những mục tiêu nhỏ để vươn tới thành công toàn diện. Vì vậy các thành viên của một tổ chức cần phải được hướng dẫn nhận thức nhằm hỗ trợ cho hoạt động này. Nguồn nhân lực, hoạt động đánh giá, khen thưởng và tất cả các chính sách ưu đãi khác cần phải được thống nhất với cấu trúc hoạt động của Kaizen. Đó là những việc nhỏ mang lại lợi ích lớn hơn.
IV. Các bước thực hiện Kaizen tại nơi làm việc
Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:
Bước 1: Lựa chọn chủ đề
Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
Bước 3: Phân tích dữ kiệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.
Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.
Bước 5: Thực hiện biện pháp
Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.
Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.
Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA, từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu.
V. Bí quyết quyết định sự thành công của hoạt động KAIZEN
Những nguyên tắc quản lý hiện đại của Kaizen hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi ở phương Tây. Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong một công ty như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân; xu hướng quản lý theo mạng lưới, hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được coi trọng hơn là vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến.
Quản lý có hai thành phần chính là duy trì và cải tiến. Cụ thể, nhà quản lý cần duy trì các chuẩn mực hiện tại về công nghệ, điều hành sản xuất và các hoạt động quản lý khác; và cần liên tục cải tiến các chuẩn mực hiện tại đó để đạt năng suất lao động cao hơn, hiệu quả kinh doanh lớn hơn.
Để đạt được chức năng duy trì , nhà quản lý trước hết phải thiết lập được các chính sách, quy định, định hướng và các quy trình quản lý chuẩn mực. Sau đó nhà quản lý phải có nhiệm vụ đảm bảo tất cả mọi người tuân thủ các quy trình chuẩn mực đó thông qua các biện pháp đo lường thường xuyên việc thực hiện các quy định và đo lường các chỉ số phát triển nguồn nhân lực.
Để đạt được chức năng cải tiến, nhà quản lý phải nỗ lực liên tục đánh giá lại các chuẩn mực hiện tại, nếu các quy định mà có vấn đề thì thiết lập các chuẩn mực cao hơn. Cải tiến được chia thành đổi mới và Kaizen. Đổi mới đòi hỏi nhà quản lý phải cải tiến mạnh mẽ và kiên quyết quá trình sản xuất kinh doanh hiện tại và cần phải có những khoản đầu tư lớn để thực hiện đổi mới, trong khi đó Kaizen chỉ cần những hành động cải tiến nhỏ tất cả nhân viên nỗ lực phối hợp thực hiện.
Bí quyết:
- Loại bỏ các ý tưởng cứng nhắc theo thói quen
- Suy nghĩ làm thế nào để làm được và tại sao không làm được
- Không viện lý do, bắt đầu đặt câu hỏi theo cách ngược lại
- Không tìm kiếm sự hoàn hảo. Hãy bắt đầu làm ngay khi sẽ chỉ có được 50% đạt mục tiêu.
- Nếu bạn làm sai, bạn có thể sửa chữa.
- Hãy sử dụng sự khôn ngoan của bạn (chứ không phải tiền bạc) để giải quyết vấn đề
- Cái khó sẽ ló cái khôn
- Đặt câu hỏi “Tại sao?” 5 lần để tìm nguyên nhân
- Tìm kiếm sự khôn ngoan của 10 người hơn là sự hiểu biết của một người.
- Ý tưởng của Kaizen là vô tận.
VI. Lợi ích của việc áp dụng KAIZEN
Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (góp gió thành bão); giảm các lãng phí, tăng năng suất; tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến; tạo tinh htần làm việc tập thể, đoàn kết; tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí; xây dựng nền văn hoá công ty.
Khi nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen, không phân biệt nhà quản lý hay nhân viên đều có thể bắt đầu từ việc thiết lập hệ thống tư duy mới và xây dựng một môi trường kinh doanh đúng hướng. Mỗi một cá nhân đều luôn tâm niệm những điều dưới đây để xây dựng văn hoá công ty theo chiến lược Kaizen:
- Không để một ngày trôi qua không có một số cải tiến được thực hiện ở đâu đó trong công ty.
- Kaizen áp dụng trong chiến lược định hướng khách hàng, cùng đảm bảo mọi hoạt động quản lý là dẫn tới tăng sự hài lòng cho khách hàng.
- Chất lượng là hàng đầu, chứ không phải là lợi nhuận; một doanh nghiệp sẽ trở nên thịnh vượng khi và chỉ khi khách hàng mua sản phẩm và dịch vụ mà họ hài lòng.
- Thừa nhận rằng mọi công ty đều có điểm sai sót vì vậy cần thiết lập văn hoá công ty để mọi nhân viên tự nhận thức một cách thoải mái những sai sót, sau đó sẵn sàng đưa ra ý kiến cải tiến.
- Giải quyết công việc theo hướng phối hợp và theo hệ thống chức năng chéo.
- Nhấn mạnh vào quá trình và thiết lập phương pháp tư duy định hướng vào cải tiến các quá trình, và thiết lập một hệ thống quản lý ủng hộ và cám ơn nỗ lực đóng góp cải tiến của mọi người.
Download Kaizen Worksheet tại đây
Tài liệu tham khảo:
- Applying the 80-20 Rule to Kaizen
- Kaizen and the Way of the Ninja
- Kaizen Secrets of the Toyota Mind
